Dokument Manager: externe Dateien verwalten

Ablage und Verwaltung von externen Dateien in einem separeraten Dokument Verzeichnis auf einem Fileserver
unterstütze Dateiformate: txt , rtf , pdf , doc(x) , xls(x) , ppt(x) , msg , jpg

Um das Modul zu aktivieren muss in den Programmeinstellungen lediglich ein Dokumentverzeichnis eingetragen werden. Es wird ausdrücklich empfohlen ein Verzeichnis ausserhalb des Programmordners zu definieren.

Bitte unbedingt beachten
Die Berechtigungen des Programms erstrecken sich lediglich auf den Datenbankinhalt. Die Berechtigungen des Dateisystems sind ausdrücklich ausgenommen.

Features

benutzt das Berechtigungssystem - keine zusätzlichen Einstellungen notwendig
Datei Titel und Beschreibung können eingegeben werden
- strukturierte Ablage der Dateien nach System, Standort und Funktionsgruppen
- Ablage als Gruppendatei möglich um doppelte Dateien zu minimieren
- Überwachung des Dateistatus mit Prüfsummen Berechnung
- automatisches Bereinigen der Dateien in Zip-Archive mit LogDatei beim löschen von Datensätzen. Das Programm löscht keine Dateien sondern archiviert diese. Die Entscheidung die Archive endgültig zu löschen bleibt bei Ihnen.
direktes öffnen der Dateien mit Doppelklick auf einer Temporären Arbeitskopie um unbeabsichtigtes bearbeiten zu verhindern
einfaches downloaden von mehreren Dateien in ein Benutzerverzeichnis

Ordnerstruktur

Dokument-Root
- System-ID
  - Standort-Name
    - 530 (Lieferanten)
    - 560 (Hersteller)
    - 1100 (Kontrollen)
    - 1200 (Regalanlagen)
    - 1300 (Bauteile)
    - 1400 (Reparaturen)

Achtung
Dateien die manuell in die Verzeichnisse gespeichert werden, sind nicht mit der Datenbank verknüpft.

Die numerische Ordnerbezeichnung wurde gewählt um Übersetzungsprobleme zu vermeiden. Eine nachträgliche Änderung der Ordnernamen (durch Sprachanpassungen) wäre nicht möglich da alle Verknüpfungen neu bearbeitet werden müssten.

Deaktivierung der automatischen Dateiprüfung Version: 1.5.7

Manuelles Prüfen der Dateien auf dem Dateiserver kann mittels Konfiguration eingestellt werden. (Optionen, Auto FileCheck). Ein extra Button wird unter der Gruppenbezeichnung angezeigt.Doppelklick auf die Gruppenbezeichnung öffnet den Windows Explorer.
Konfiguration Option

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